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Dieser Beitrag ist Teil 2 von 2 in der Serie Effizientes Arbeiten im Büro
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Im vorherigen Teil dieser Serie haben wir besprochen, wie man am Arbeitsplatz selbst Maßnahmen ergreifen kann, um so eine höhere Effizienz und Konzentration zu erlangen.  Neben dem Arbeitsplatz spielt auch der Arbeitsablauf selbst, genauso wie die Work-Life-Balance eine wichtige Rolle bezüglich der Leistungsfähigkeit im Büro.

Konzentration durch Work-Life-Balance

Grundbedürfnisse stillen

Der Körper braucht Dinge. Wenn der Körper diese Dinge nicht hat, meldet er sich – und das sehr auffällig. Wenn ein Mensch Hunger oder Durst hat, spürt man das sehr schnell und man wird dadurch schnell abgelenkt. Der Körper will sich momentan nicht auf den Bildschirm konzentrieren, sondern er will Nahrung zu sich nehmen. Hier ist es wichtig, auf den eigenen Körper zu hören. Im Grunde ist es ein Geben und Nehmen.

Wenn der Körper ein Mal „gestillt“ ist, kann dieser sich auch voll und ganz der Problematik widmen, die Sie gerade bearbeiten.

Selbiges gilt auch für Toilettenbesuche – machen Sie lieber eine kleine Pause, bei der Sie sich verpflegen und alle Bedürfnisse stillen. Danach können Sie garantiert besser bei der Sache bleiben!

Konzentration erhöhen durch Pausen

Genauso wie bei Sportlern ermüden Muskeln nach einer längeren Phase der Anstrengung. Unser  Gehirn ermüdet nach Stunden höchster Konzentration also genauso wie die Beine nach dem Joggen.

Durch eine zu langen Arbeitsphase nimmt die Leistungsfähigkeit des Gehirns rapide ab und Informationen werden kaum verarbeitet. Das bedeutet für einen Programmierer, dass das Hirn zum Beispiel Fehler nicht mehr filtert – die Fehlerquote steigt. Reaktionsfähigkeiten werden ebenfalls beeinträchtigt, welches dann im Straßenverkehr nach Feierabend zu weiteren, womöglich fatalen, Unachtsamkeiten führen kann. Außerdem steigt der Stresspegel stark an.

Zusätzlich dazu wird die Lebensqualität eines Menschen deutlich eingeschränkt. Man reagiert beispielsweise gereizter, da man übermüdet ist – damit werden dann auch noch Mitmenschen betroffen.

Als Sahnehäubchen noch obendrauf: Wenn das zum Dauerzustand wird, häufen sich die Fehler im Job. Wenn das auch noch ganz aus dem Ruder läuft, kann man auch noch so die Stelle als Angestellter verlieren.

Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, Pausen einzulegen. Eine Pause bedeutet aber nicht, am Platz sitzen zu bleiben und aufs Handy zu starren. Vertreten Sie sich die Beine, indem Sie einmal um den Block laufen, laufen Sie durchs Büro oder gehen Sie einfach weg vom Bildschirm.

Die höchste Konzentrationsspanne am Stück ist von Mensch zu Mensch anders: Manche können sich sechs Stunden am Stück durchgehend konzentrieren, manche jedoch nur drei. Wichtig ist, es selbst zu merken und entsprechend Pausen einzulegen. Jede Stunde, die über dieses Limit hinausgeht, mindert jegliche kognitive Fähigkeiten und die Qualität der Arbeit nimmt, folge dessen, ab.

Genauso wichtig ist es, sich selbst richtig einzuschätzen. Es gibt Menschen, die bereits um sieben Uhr konzentriert arbeiten können, manche brauchen eine kurze Aufwärmphase bis zehn Uhr, bevor man produktiv Arbeiten kann. Wichtige Aufgaben sollte man daher eher im Zeitfenster legen, wo man am produktivsten Arbeiten kann.

Die eigene Freizeit respektieren

Die Zeit nach der Arbeit muss genutzt werden, um dem Körper die verdiente Auszeit zu gönnen. Für einen Bürojob ist es unglaublich wichtig, sportliche Aktivitäten nachzugehen. Letztendlich sitzt man mehrere Stunden auf einem Stuhl – das muss man kompensieren. Ob jetzt das örtliche Fitnessstudio daran glauben muss, oder die abendliche Runde durch die ortseigenen Straßen. Hauptsache Bewegung.

Kaffee ist kein Schlafersatz! Kaffee hilft zwar kurzfristig, auf einen höheren Gang zu schalten, wenn jedoch der eigene Tank nahezu leer ist, füllt sich dieser durch Kaffee nicht wieder. Daher: Ausreichend Schlaf ist das A und O. Wenn man täglich um zwei Uhr nachts erst einschläft, der Wecker dabei um sieben Uhr bereits klingelt, kann man nicht erwarten, eine besonders hohe Konzentration an den Tag zu bringen. Erwachsene benötigen durchschnittlich sieben bis neun Stunden Schlaf.

Für eine gute Work-Life-Balance sorgt auch, dass man an freien Tagen tatsächlich auch „frei“ hat. Wenn man sich Urlaub nimmt oder Wochenende/Feierabend hat, sollte man das auch wörtlich nehmen und nicht weiter arbeiten. Diese Zeit ist für einen selbst wichtig, um wieder vollzutanken. Das funktioniert nicht, wenn man alle zwei Stunden für Kollegen etwas erledigt oder eine Rückfrage beantwortet. Wenn man innerhalb der Freizeit weiterhin arbeitet, sorgt das für weniger Motivation, Unzufriedenheit und weniger Freizeit. Das wirkt sich wiederum im Arbeitsalltag auf die Allgemeinmotivation aus, und natürlich auch auf die Konzentration. Bei geringer Motivation ist es logisch, dass man sich leichter ablenken lässt – Produktivität sinkt.

Wie man die eigenen Aufgaben so managen kann, sodass man mit hoher Konzentration arbeitet, erfahren Sie im nächsten Post dieser Serie!

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Kundenservice mal ganz anders. Messenger-Dienste sind heutzutage in unseren Alltag sehr involviert. Also warum die moderne Alternative nicht auch für den E-Commerce nutzen? Häufig landen zum Beispiel Newsletter-Mails im Spam-Ordner oder werden leicht übersehen. So können Informationen nur teilweise, schlecht oder im schlimmsten Fall gar nicht an den interessierten Kunden weitergegeben werden.

Lohnt sich das im Kundenservice überhaupt?

Die Anwendungen sind schon vorhanden und viele Nutzer schon mit den verschiedenen Messenger-Diensten vertraut, so kommen keine Kosten für die Einführung oder Vermarktung des Services auf sie zu. Der Kundendienst wird entlastet und Anfragen zu Stornierungen oder Reklamationen können schon im Vorfeld schnell aussortiert werden. Um den Kundenkontakt zu stärken oder ihr Shop-System zu vereinfachen, ist dies der richtige Weg.

Mehr Feedback

Der Kunde kann nach Erhalt der Ware, deutlich schneller Rückmeldungen geben. Eine kurze Nachricht über den Messenger ist einfacher als eine Bewertung im Web oder per Mail. So kann man sich gut vorstellen, dass der Nutzer immer mehr Gefallen an der einfachen Handhabung findet und so auch mehr Nutzer, denen der Aufwand bisher auch nur für Kleinigkeiten zu groß war, Ihnen ihr Anliegen darlegen können. So steigern sie die Effizienz im Kundenservice und sorgen für eine Optimierung Ihrer Ware.

Gleiches Recht für Alle

Als Nutzer des Messenger-Dienstes sollte man sich aber nicht im Nachteil fühlen. Die Anfragen müssen gleichgestellt werden mit E-Mail oder Formularanfragen, da sonst der Nutzer von der Qualität nicht überzeugt wird.

Der Ton macht die Musik

Die Kommunikation über Messenger-Dienste kann im Gegensatz zum steifen und formellen E-Mail-Verkehr einen positiveren und persönlicheren Eindruck vermitteln. Der Kunde muss sich nicht auf die adäquate Formulierung seiner Mail priorisieren, sondern kann sich besser dem Anliegen widmen und dies so mehr zum Ausdruck bringen.

Die Qualität muss stimmen

Der Nutzer möchte einen erleichterten Umgang mit dem Customer-Service, jedoch keinen unprofessionellen Chat auf einem Messenger-Dienst führen. Die richtige Professionalität muss beibehalten werden. Der Nutzer muss sich nach wie vor gut aufgehoben fühlen und noch viel wichtiger: Er muss vom Schutz seiner Daten weiterhin überzeugt sein, sonst kommt schnell der Gedanke auf, ob das überhaupt von Nutzen für ihn ist. So könnte man auch zum Schutz der Daten nur eine Benachrichtigungsform über den Messenger einführen, welche aber keine personenbezogenen Daten übermittelt.

„Zahlung ist eingegangen, ihre bestellten Artikel werden versandt.“

Nicht jeder hat immer einen Zugriff auf seine Mails. Und so beugt der Dienstleister in Bezug auf die mögliche Ungewissheit zum aktuellen Status der Bestellung vor, indem er den Nutzer direkt und schnell über den Messenger-Dienst informiert.

 

Fazit

Die Messenger-Dienste in Ihren Online-Shop einzubinden kann also sehr viele Vorteile mit sich bringen. Sei es als Newsletter oder Kunden-Support, die Vorteile für Nutzer und Shop sind enorm und verlaufen direkt und ohne Hemmschwelle. Der Kunde bekommt einen ganz neuen und modernen Umgang mit dem Shop. Ebenso geht Ihr Unternehmen einen Schritt in die Moderne und kann durch diesen Umschwung von begeisterten Kunden profitieren. Das Thema Messenger-Marketing wird immer relevanter und sollte für jedes Unternehmen ein Gedanke wert sein, um sich von anderen Wettbewerbern zu differenzieren und den Kunden enger ans eigene Unternehmen binden.

 

Mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Beitrag.

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