Effizientes Arbeiten im Büro ist für manche Personen schwieriger als gedacht. Ablenkungen am Computer sind schnell gefunden, das Handy immer griffbereit, Benachrichtigungen von einem Chat System bimmeln aus dem Laptop. Die Aufmerksamkeit dabei auf eine Aufgabe zu halten, ist logischerweise schwierig.

Ein sogenannter “Nine-to-five-Job” ist für manche undenkbar, für manch andere jedoch ein Traumberuf. Körperlich anstrengend ist solch ein Beruf meist nicht – klar, im Büro muss man auch nicht annähernd so viel körperlich arbeiten, wie zum Beispiel ein Handwerker. Was jedoch gleich, wenn nicht sogar größer ist, ist die Konzentration bzw. der mentale Anspruch.

Ein Programmierer muss stets den Fokus auf den Bildschirm halten, überlegen und konzentriert an einer Lösung arbeiten. Je unkonzentrierter, desto unordentlicher wird die dabei entstehende Lösung, die womöglich mehr Fehler mit sich zieht. Die Fehler löst man natürlich dann gebunden mit mehr Zeitaufwand. Das ist das genaue Gegenteil von Effizienz.

Doch wie schafft man es, beispielsweise acht Stunden am Tag tatsächlich effizientes Arbeiten im Büro?

Mehrere Anpassungen und Denkweisen tragen schon viel zur Produktivität bei. Ob nur die Wandfarbe geändert wird, oder die gesamte Arbeitsweise überarbeitet wird – das kann schon viel im Alltag ausmachen.

Diese vierteilige Serie “Effizientes Arbeiten im Büro” behandelt genau diese Thematik. Von der Umgebung im Büro, Aufgabenmanagement und Softwaretipps bis zur Work-Life-Balance erläutert diese Serie Tipps für effektivere Zeit im Bürojob.

Erzielung der besten Ergebnisse. Zwei selbstbewusste junge Männer, die den Laptop-Monitor anschauen, während ihre Kollegen im Hintergrund arbeiten
Dieser Beitrag ist Teil 1 von 2 in der Serie Effizientes Arbeiten im Büro
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Ein sogenannter “Nine-to-five-Job” ist für manche Menschen undenkbar, für manch andere jedoch ein Traumberuf. Körperlich anstrengend ist solch ein Beruf meist nicht – klar, im Büro muss man auch nicht annähernd so viel körperlich arbeiten, wie zum Beispiel ein Handwerker. Was jedoch gleich, wenn nicht sogar größer ist, ist die Konzentration bzw. der mentale Anspruch.

Ein Programmierer muss stets den Fokus auf den Bildschirm halten, überlegen und konzentriert an einer Lösung arbeiten. Je unkonzentrierter, desto unordentlicher wird die dabei entstehende Lösung, die womöglich mehr Fehler mit sich zieht. Diese wiederum müssen dann auch gelöst werden. Das ist das genaue Gegenteil von Effizienz.

Aus eigener Erfahrung als Web-Programmierer kann ich bestätigen, dass einige Probleme, die mir vorgekommen sind, mit konzentriertem Arbeiten gar nicht vorgefallen wären.

Doch wie schafft man es, beispielsweise acht Stunden am Tag tatsächlich konzentriert zu arbeiten?

Diese vierteilige Serie “Effizientes Arbeiten im Büro” behandelt genau diese Thematik, mit Tipps für effektivere Zeit im Bürojob.

Arbeitsplatz im Büro

Einrichtung des Arbeitsplatzes – Ergonomie und Umgebung

Sie verbringen täglich mehrere Stunden auf einem Stuhl. Um hier sich am wohlsten zu fühlen und auch effektiv arbeiten zu können, kann man mehrere Dinge am eigenen Arbeitsplatz vornehmen.

Ergonomische Maßnahmen

Wenn sie tagtäglich Ihr Stuhl im tiefsten Winkel einstellen und so nahezu vor dem Bildschirm liegen, kann das auf Dauer alles andere als gesund sein. Hier noch zusätzlich konzentriert zu arbeiten, ist kaum möglich.

Arm- und Beinwinkel sollten sich im ca. 90-100° Winkel befinden. Die Armlehne sollte dabei ungefähr auf Tischhöhe sein. Der Tisch selbst ist bestenfalls ein höhenverstellbarer Tisch, bei dem man auch gelegentlich stehen kann. Der Bildschirm sollte auf dem Tisch circa eine Armeslänge entfernt sein und dabei eine Größe von mindestens 22” haben. Dabei sollte die Bildschirmoberkante höchstens auf Augenhöhe liegen.

Umgebung

Die Umgebung sollte im Büro natürlich möglichst ruhig sein. Klar, hin und wieder schellt beim Nebensitzer das Telefon, am Tisch gegenüber halten zwei Kollegen Rücksprache und am anderen Ende des Büros telefoniert ein Kollege etwas energischer. Dennoch sollte man sich bemühen, den Lärmpegel so gering wie möglich am Arbeitsplatz zu halten. Hilfreich könnte auch sein, die Ohren mit Noise-Cancelling-Kopfhörern zu bedecken oder sogar Ohrstöpsel zu benutzen. Wichtig dabei ist, das nicht die komplette Zeit zu machen – man möchte ja trotzdem noch erreichbar bleiben.

Die psychologische Wirkung von Farben ist, auch wenn unterbewusst, tatsächlich wichtiger, als man denkt. Weiße Wandfarbe kann stark reflektieren, was für die Augen anstrengend werden kann. Die Augen sind ohnehin schon angespannt – da kann die Wandfarbe zusätzlich (unterbewusst) für höhere Belastung sorgen. Empfohlen werden hier kalte Farben wie Grün, Blau oder Olivtöne. Grüntöne sorgen für Entspannung, Blautöne reduzieren den Stress. Außerdem sind diese Farben angenehm für die Augen.

Pflanzen können für ein besonders gutes Arbeitsklima sorgen. Sie fördern nicht nur die Konzentration, sondern bekämpfen auch Müdigkeit am Arbeitsplatz – und das sogar wissenschaftlich bewiesen. Außerdem produzieren die Pflanzen Sauerstoff und filtern Schadstoffe aus der Luft. All das für etwas Sonnenschein und Wasser am Tag – diesen Deal muss man eingehen.

In Bewegung bleiben

Es ist eines der wichtigsten Dinge in einem Bürojob: Ausreichend Bewegung. Am Arbeitsplatz selbst kann man das mit kleineren Pausen, bei denen man vielleicht durchs Büro läuft. Möglich ist es auch, bei Telefonaten, wenn ein Headset vorhanden ist, nebenher die Beine zu vertreten.

Wie schon oben beschrieben, ist ein höhenverstellbarer Tisch sehr empfehlenswert. Vor allem Tische, die eine Höhe von 120 Zentimeter oder mehr erreichen, können stark zum gesunden Büroleben beitragen. Nach ein zwei Stunden kann man einfach den Tisch hochfahren und man kann im Stehen weiter arbeiten. Wissenschaftler aus England, die die Initiative “Get Britain Standing” ins Rollen gebracht haben, plädieren, man solle mindestens zwei Stunden Stehzeiten täglich in den “sitzenden Berufen” erreichen. Das beugt mehrere Krankheiten vor wie Herzprobleme oder tatsächlich auch Krebs. Wer mehr sitzt, als steht, hat ein doppelt so hohes Risiko Diabetes und/oder Herz-Kreislauf-Erkrankungen zu erleiden.

Ablenkungen am Arbeitsplatz vermeiden

Konzentriert arbeiten, während man alle zig Minuten von verschiedenen Kollegen abgelenkt wird, funktioniert nicht. Je nachdem welchen Posten man im Büro besetzt (Teamleiter, Festangestellte, Azubi), ist man entweder in der Position, bei der man mehr fragen muss, oder mehr gefragt wird. Jedoch ist hier die Häufigkeit und vor allem die Art und Weise, wie man Fragen stellt, ausschlaggebend.

Alle 2 Minuten eine Frage zu stellen, ist absolut kontraproduktiv und sorgt für zweierlei, ineffiziente Arbeiter. Vor allem dann, wenn man bei jeder Frage an den Arbeitsplatz des Kollegen geht oder über Tischreihen die Fragen stellt. Hier werden sogar mehrere Kollegen abgelenkt.

Effektiver: E-Mails oder firmeninterne Chatsysteme.

Rückfragen hier am besten gesammelt in einer E-Mail oder im internen Chatsystem verfassen, senden und weiter an einem anderen Task arbeiten. So können beide Parteien weiterhin effizient bleiben und bei Gelegenheit wird die Rückfrage auch dann besprochen, wenn tatsächlich Zeit dafür ist oder der Kollege mit der aktuellen Aufgabe fertig ist.

Bei schnellen Rückfragen, die eine hohe Priorität haben, funktioniert natürlich das System nicht. Grundsätzlich ist das aber diese Möglichkeit besser für alle Beteiligten.

 

 

Im nächsten Post dieser Serie wird ein gesunder Arbeitsablauf und die Work-Life-Balance behandelt.

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Nahaufnahme einer Geschäftsfrau, die ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Leben und Arbeit an Seesaw
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Im vorherigen Teil dieser Serie haben wir besprochen, wie man am Arbeitsplatz selbst Maßnahmen ergreifen kann, um so eine höhere Effizienz und Konzentration zu erlangen.  Neben dem Arbeitsplatz spielt auch der Arbeitsablauf selbst, genauso wie die Work-Life-Balance eine wichtige Rolle bezüglich der Leistungsfähigkeit im Büro.

Konzentration durch Work-Life-Balance

Grundbedürfnisse stillen

Der Körper braucht Dinge. Wenn der Körper diese Dinge nicht hat, meldet er sich – und das sehr auffällig. Wenn ein Mensch Hunger oder Durst hat, spürt man das sehr schnell und man wird dadurch schnell abgelenkt. Der Körper will sich momentan nicht auf den Bildschirm konzentrieren, sondern er will Nahrung zu sich nehmen. Hier ist es wichtig, auf den eigenen Körper zu hören. Im Grunde ist es ein Geben und Nehmen.

Wenn der Körper ein Mal “gestillt” ist, kann dieser sich auch voll und ganz der Problematik widmen, die Sie gerade bearbeiten.

Selbiges gilt auch für Toilettenbesuche – machen Sie lieber eine kleine Pause, bei der Sie sich verpflegen und alle Bedürfnisse stillen. Danach können Sie garantiert besser bei der Sache bleiben!

Konzentration erhöhen durch Pausen

Genauso wie bei Sportlern ermüden Muskeln nach einer längeren Phase der Anstrengung. Unser  Gehirn ermüdet nach Stunden höchster Konzentration also genauso wie die Beine nach dem Joggen.

Durch eine zu langen Arbeitsphase nimmt die Leistungsfähigkeit des Gehirns rapide ab und Informationen werden kaum verarbeitet. Das bedeutet für einen Programmierer, dass das Hirn zum Beispiel Fehler nicht mehr filtert – die Fehlerquote steigt. Reaktionsfähigkeiten werden ebenfalls beeinträchtigt, welches dann im Straßenverkehr nach Feierabend zu weiteren, womöglich fatalen, Unachtsamkeiten führen kann. Außerdem steigt der Stresspegel stark an.

Zusätzlich dazu wird die Lebensqualität eines Menschen deutlich eingeschränkt. Man reagiert beispielsweise gereizter, da man übermüdet ist – damit werden dann auch noch Mitmenschen betroffen.

Als Sahnehäubchen noch obendrauf: Wenn das zum Dauerzustand wird, häufen sich die Fehler im Job. Wenn das auch noch ganz aus dem Ruder läuft, kann man auch noch so die Stelle als Angestellter verlieren.

Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, Pausen einzulegen. Eine Pause bedeutet aber nicht, am Platz sitzen zu bleiben und aufs Handy zu starren. Vertreten Sie sich die Beine, indem Sie einmal um den Block laufen, laufen Sie durchs Büro oder gehen Sie einfach weg vom Bildschirm.

Die höchste Konzentrationsspanne am Stück ist von Mensch zu Mensch anders: Manche können sich sechs Stunden am Stück durchgehend konzentrieren, manche jedoch nur drei. Wichtig ist, es selbst zu merken und entsprechend Pausen einzulegen. Jede Stunde, die über dieses Limit hinausgeht, mindert jegliche kognitive Fähigkeiten und die Qualität der Arbeit nimmt, folge dessen, ab.

Genauso wichtig ist es, sich selbst richtig einzuschätzen. Es gibt Menschen, die bereits um sieben Uhr konzentriert arbeiten können, manche brauchen eine kurze Aufwärmphase bis zehn Uhr, bevor man produktiv Arbeiten kann. Wichtige Aufgaben sollte man daher eher im Zeitfenster legen, wo man am produktivsten Arbeiten kann.

Die eigene Freizeit respektieren

Die Zeit nach der Arbeit muss genutzt werden, um dem Körper die verdiente Auszeit zu gönnen. Für einen Bürojob ist es unglaublich wichtig, sportliche Aktivitäten nachzugehen. Letztendlich sitzt man mehrere Stunden auf einem Stuhl – das muss man kompensieren. Ob jetzt das örtliche Fitnessstudio daran glauben muss, oder die abendliche Runde durch die ortseigenen Straßen. Hauptsache Bewegung.

Kaffee ist kein Schlafersatz! Kaffee hilft zwar kurzfristig, auf einen höheren Gang zu schalten, wenn jedoch der eigene Tank nahezu leer ist, füllt sich dieser durch Kaffee nicht wieder. Daher: Ausreichend Schlaf ist das A und O. Wenn man täglich um zwei Uhr nachts erst einschläft, der Wecker dabei um sieben Uhr bereits klingelt, kann man nicht erwarten, eine besonders hohe Konzentration an den Tag zu bringen. Erwachsene benötigen durchschnittlich sieben bis neun Stunden Schlaf.

Für eine gute Work-Life-Balance sorgt auch, dass man an freien Tagen tatsächlich auch “frei” hat. Wenn man sich Urlaub nimmt oder Wochenende/Feierabend hat, sollte man das auch wörtlich nehmen und nicht weiter arbeiten. Diese Zeit ist für einen selbst wichtig, um wieder vollzutanken. Das funktioniert nicht, wenn man alle zwei Stunden für Kollegen etwas erledigt oder eine Rückfrage beantwortet. Wenn man innerhalb der Freizeit weiterhin arbeitet, sorgt das für weniger Motivation, Unzufriedenheit und weniger Freizeit. Das wirkt sich wiederum im Arbeitsalltag auf die Allgemeinmotivation aus, und natürlich auch auf die Konzentration. Bei geringer Motivation ist es logisch, dass man sich leichter ablenken lässt – Produktivität sinkt.

Wie man die eigenen Aufgaben so managen kann, sodass man mit hoher Konzentration arbeitet, erfahren Sie im nächsten Post dieser Serie!

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