Effizientes Arbeiten im Büro: der Arbeitsplatz

Ein sogenannter „Nine-to-five-Job“ ist für manche Menschen undenkbar, für manch andere jedoch ein Traumberuf. Körperlich anstrengend ist solch ein Beruf meist nicht – klar, im Büro muss man auch nicht annähernd so viel körperlich arbeiten, wie zum Beispiel ein Handwerker. Was jedoch gleich, wenn nicht sogar größer ist, ist die Konzentration bzw. der mentale Anspruch.

Ein Programmierer muss stets den Fokus auf den Bildschirm halten, überlegen und konzentriert an einer Lösung arbeiten. Je unkonzentrierter, desto unordentlicher wird die dabei entstehende Lösung, die womöglich mehr Fehler mit sich zieht. Diese wiederum müssen dann auch gelöst werden. Das ist das genaue Gegenteil von Effizienz.

Aus eigener Erfahrung als Web-Programmierer kann ich bestätigen, dass einige Probleme, die mir vorgekommen sind, mit konzentriertem Arbeiten gar nicht vorgefallen wären.

Doch wie schafft man es, beispielsweise acht Stunden am Tag tatsächlich konzentriert zu arbeiten?

Diese vierteilige Serie „Effizientes Arbeiten im Büro“ behandelt genau diese Thematik, mit Tipps für effektivere Zeit im Bürojob.

Arbeitsplatz im Büro

Einrichtung des Arbeitsplatzes – Ergonomie und Umgebung

Sie verbringen täglich mehrere Stunden auf einem Stuhl. Um hier sich am wohlsten zu fühlen und auch effektiv arbeiten zu können, kann man mehrere Dinge am eigenen Arbeitsplatz vornehmen.

Ergonomische Maßnahmen

Wenn sie tagtäglich Ihr Stuhl im tiefsten Winkel einstellen und so nahezu vor dem Bildschirm liegen, kann das auf Dauer alles andere als gesund sein. Hier noch zusätzlich konzentriert zu arbeiten, ist kaum möglich.

Arm- und Beinwinkel sollten sich im ca. 90-100° Winkel befinden. Die Armlehne sollte dabei ungefähr auf Tischhöhe sein. Der Tisch selbst ist bestenfalls ein höhenverstellbarer Tisch, bei dem man auch gelegentlich stehen kann. Der Bildschirm sollte auf dem Tisch circa eine Armeslänge entfernt sein und dabei eine Größe von mindestens 22“ haben. Dabei sollte die Bildschirmoberkante höchstens auf Augenhöhe liegen.

Umgebung

Die Umgebung sollte im Büro natürlich möglichst ruhig sein. Klar, hin und wieder schellt beim Nebensitzer das Telefon, am Tisch gegenüber halten zwei Kollegen Rücksprache und am anderen Ende des Büros telefoniert ein Kollege etwas energischer. Dennoch sollte man sich bemühen, den Lärmpegel so gering wie möglich am Arbeitsplatz zu halten. Hilfreich könnte auch sein, die Ohren mit Noise-Cancelling-Kopfhörern zu bedecken oder sogar Ohrstöpsel zu benutzen. Wichtig dabei ist, das nicht die komplette Zeit zu machen – man möchte ja trotzdem noch erreichbar bleiben.

Die psychologische Wirkung von Farben ist, auch wenn unterbewusst, tatsächlich wichtiger, als man denkt. Weiße Wandfarbe kann stark reflektieren, was für die Augen anstrengend werden kann. Die Augen sind ohnehin schon angespannt – da kann die Wandfarbe zusätzlich (unterbewusst) für höhere Belastung sorgen. Empfohlen werden hier kalte Farben wie Grün, Blau oder Olivtöne. Grüntöne sorgen für Entspannung, Blautöne reduzieren den Stress. Außerdem sind diese Farben angenehm für die Augen.

Pflanzen können für ein besonders gutes Arbeitsklima sorgen. Sie fördern nicht nur die Konzentration, sondern bekämpfen auch Müdigkeit am Arbeitsplatz – und das sogar wissenschaftlich bewiesen. Außerdem produzieren die Pflanzen Sauerstoff und filtern Schadstoffe aus der Luft. All das für etwas Sonnenschein und Wasser am Tag – diesen Deal muss man eingehen.

In Bewegung bleiben

Es ist eines der wichtigsten Dinge in einem Bürojob: Ausreichend Bewegung. Am Arbeitsplatz selbst kann man das mit kleineren Pausen, bei denen man vielleicht durchs Büro läuft. Möglich ist es auch, bei Telefonaten, wenn ein Headset vorhanden ist, nebenher die Beine zu vertreten.

Wie schon oben beschrieben, ist ein höhenverstellbarer Tisch sehr empfehlenswert. Vor allem Tische, die eine Höhe von 120 Zentimeter oder mehr erreichen, können stark zum gesunden Büroleben beitragen. Nach ein zwei Stunden kann man einfach den Tisch hochfahren und man kann im Stehen weiter arbeiten. Wissenschaftler aus England, die die Initiative „Get Britain Standing“ ins Rollen gebracht haben, plädieren, man solle mindestens zwei Stunden Stehzeiten täglich in den „sitzenden Berufen“ erreichen. Das beugt mehrere Krankheiten vor wie Herzprobleme oder tatsächlich auch Krebs. Wer mehr sitzt, als steht, hat ein doppelt so hohes Risiko Diabetes und/oder Herz-Kreislauf-Erkrankungen zu erleiden.

Ablenkungen am Arbeitsplatz vermeiden

Konzentriert arbeiten, während man alle zig Minuten von verschiedenen Kollegen abgelenkt wird, funktioniert nicht. Je nachdem welchen Posten man im Büro besetzt (Teamleiter, Festangestellte, Azubi), ist man entweder in der Position, bei der man mehr fragen muss, oder mehr gefragt wird. Jedoch ist hier die Häufigkeit und vor allem die Art und Weise, wie man Fragen stellt, ausschlaggebend.

Alle 2 Minuten eine Frage zu stellen, ist absolut kontraproduktiv und sorgt für zweierlei, ineffiziente Arbeiter. Vor allem dann, wenn man bei jeder Frage an den Arbeitsplatz des Kollegen geht oder über Tischreihen die Fragen stellt. Hier werden sogar mehrere Kollegen abgelenkt.

Effektiver: E-Mails oder firmeninterne Chatsysteme.

Rückfragen hier am besten gesammelt in einer E-Mail oder im internen Chatsystem verfassen, senden und weiter an einem anderen Task arbeiten. So können beide Parteien weiterhin effizient bleiben und bei Gelegenheit wird die Rückfrage auch dann besprochen, wenn tatsächlich Zeit dafür ist oder der Kollege mit der aktuellen Aufgabe fertig ist.

Bei schnellen Rückfragen, die eine hohe Priorität haben, funktioniert natürlich das System nicht. Grundsätzlich ist das aber diese Möglichkeit besser für alle Beteiligten.

Im nächsten Post dieser Serie wird ein gesunder Arbeitsablauf und die Work-Life-Balance behandelt.