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Es fällt vielen Menschen schwer, Ihren Arbeitstag effizient zu nutzen. Die ersten zehn Minuten Ihres Tages können jedoch den Ton angeben. Mit den folgenden sechs Arbeitsweisen können Sie sicherstellen, dass Ihr Tag so produktiv wie möglich wird.

Pünktliches erscheinen

Auch wenn Sie zu Hause Arbeiten ist es wichtig, wenn Sie eine festgelegte Startzeit haben. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Geist im richtigen Rahmen ist, sich zu konzentrieren. Gehirne lieben Routine. Ebenfalls sind feste Endzeiten ein wichtiger Faktor. Sie könnten schwieriger
Ihre Motivation und Energie finden, die man benötigt, da Sie das Gefühl einer unendlicher Arbeit haben.

Zeitplan für jeden Tag einrichten

Sie sollten im Klaren sein, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Am besten teilt man die Aufgaben nach Priorität und wie man die maximale Leistung da erzielen kann. Wenn Sie diesen Schritt befolgen, gibt es Ihnen auch etwas, was Sie im Laufe des Tages abhacken können:
Das bedeutet, Sie behalten den Überblick über Ihre Arbeit und fühlen sich zufrieden, wenn die Stunden vergehen.

E-Mails priorisieren, statt zu lesen

Wenn Sie mit der Arbeit beginnen, lesen Sie sich bestimmt E-Mails durch. Dann kann es auch dazu kommen, dass Sie viele E-Mails haben und viel Zeit draufgeht, beim Durchlesen der E-Mails. Damit das nicht passiert, können Sie einfach die E-Mails statt gründlich durchzulesen, scannen. Auf diese Weise finden sie heraus, welche E-Mails nach ihrer Wichtigkeit zuerst erledigt werden müssen. Das spart an Zeit und ist ebenfalls effektiv.

Zuerst die wichtigen Dinge erledigen

Ihr Energielevel sinkt im Laufe des Tages. Das heißt Ihre Konzentration verschwindet nach ein paar Aufgaben, die Sie erledigt haben. Es wäre vorteilhaft wenn Sie die Aufgaben als erstes erledigen, die eine hohe Priorität haben. Auch wenn Sie schwieriger sind, Sie zu bewältigen oder Sie weniger darauf Lust haben. Wenn Sie diese Aufgaben als erstes erledigen, können Sie diese besser bewältigen und die Aufgaben werden nicht mit weniger mit Energie versorgt und verschoben, sodass Sie abends noch am Schreibtisch sitzen.

Multitasking vermeiden

Wenn Sie morgens frisch aufstehen, kann es leicht dazu führen, dass Sie sich überschätzen. Energiebündel aus einer Nacht Schlaf können Sie dazu verleiten, viele Dinge anzugehen. Studien haben jedoch gezeigt, dass Multitasking unsere Leistung beeinträchtigen kann.
Es wäre also Sinnvoller, wenn man sich immer auf eine Aufgabe sich konzentriert, insbesondere morgens.

Arbeiten Sie an einem gut beleuchteten Ort.

Jedes Licht (natürlich oder künstlich) ist morgens gutes Licht. Studien haben gezeigt, dass helles Licht früh am Tag hilft, Unruhe und Depression zu lindern und die Schlafqualität zu verbessern. Wenns möglich ist, öffnen Sie morgens Ihre Jalousien und arbeiten Sie an einem gut beleuchteten Ort.

 

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Arbeit und Privatleben trennen

Wenn Sie in ihrer Unterkunft das Glück haben ein Gästezimmer zu besitzen, dann nutzen Sie dieses Glück und wandeln Sie ihr Gästezimmer zu einem Arbeitszimmer um.
Auch wenn das Zimmer nicht als zu groß ist, eine Tür, die Sie hinter sich schließen können, trennt Sie vom restlichen Leben zur Arbeit.
Wenn es für Sie nicht möglich ist ein eigenes Arbeitszimmer einzurichten, dann könnten Sie sich einfach einen Platz finden, der weiter Weg ist von Ihren Mitbewohner oder Familienmitglieder.
Das hilft Ablenkungen zu vermeiden. 
Ein weiterer Trick: Ziehen sie sich für die Arbeit korrekt an. Nur weil Sie im Schlafanzug arbeiten können, heißt das nicht, dass Sie es auch sollten. Dann können sie den Versuch,
Privatleben und Arbeit zu trennen gleich aufgeben.

Regulären Arbeitszeiten einhalten

Sie sollten Ihre Arbeitszeiten und Pausen mit denen Sie vertraut und  gewohnt sind. Ihre Routine ist das A und O für Ihren erfolgreichen Arbeitstag. An sich können Sie Ihr Frühstück verlängern, weil Sie nicht zur Arbeit pendeln müssen. Sie sollten bloß nicht später aufstehen, weil Sie die Zeit zur Arbeit nicht mehr benötigen. Sie sollten Ihre Routine beibehalten. Im schlimmsten Fall gewöhnen Sie sich an länger im Bett zu verweilen und die Arbeit wird auf später verschoben.  Die große Falle dabei ist, dass Sie nach dem Abendessen noch am Arbeitsplatz sitzen. Bei so einer Arbeitsweise häufen sich Ihre Arbeitsaufträge und der Stress baut sich auf.

Ablenkungen stoppen

Wenn Sie nicht alleine zu Hause leben, sprechen Sie sich zu Hause ab, dass Sie Ihren Arbeitsplatz respektieren sollen. Wenn Ihre Mitbewohner nicht gewohnt sind, dass Sie Homeoffice führen, könnte es zu Streitigkeiten führen, weil Mitbewohner Sie um einen Gefallen bitten könnten (z.B Hausarbeiten) während Sie arbeiten. Besonders die jüngsten wie Kinder, wenn Sie eine Familie haben, ist es schwierig für die, sich daran zu gewöhnen, dass Sie arbeiten und keine Zeit haben. 
Ablenkungen sind aber nicht nur auf Ihre Mitbewohner oder Familienmitglieder zurückzuführen. Auf Ihrem Computer gibt es jede Menge davon. Schließlich werden Sie nicht beobachtet. Wenn Sie zu Hause sind, wird auf Sie kein Druck ausgeübt, Sie sind auf sich alleine zugewiesen.
Das heißt, Sie könnten den Fehler machen, während der Arbeit sich mit anderen Sachen im Internet beschäftigen.

Mit Kollegen mehr sprechen

Das verbale Gespräch mit Kollegen ist irgendwie altmodisch geworden. Auch wenn man im Büro arbeitet, neigen sich die Arbeiter eher Online zu chatten. Somit wird die gute alte verbale Kommunikation ersetzt. Jetzt könnte man wieder miteinander reden, vorzugsweise mit Microsoft Teams, Go to Meeting oder Zoom usw. Mit der Isolation auf Grund von Covid-19 in vielen Ländern kann es noch einsamer. Selbst wenn der menschliche Kontakt nur online ist, ist es besser, als wenn Sie einfach nur die ganze Zeit alleine auf Ihre Tastatur herumtippen. Vor allem wenn Sie Ihr Zuhause nicht mit anderen teilen. Hin und wieder ein anderes Gesicht zu sehen, wird das Arbeiten erleichtern.

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Gestaltung des Arbeitsplatzes mit Laptop und Tasse Kaffee im Haushalt
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Die Pandemie sorgt für einen kompletten Shutdown des öffentlichen Lebens – Menschen müssen daheim bleiben und Unternehmen kommen nur schwer über die Runden. Die Öffentlichkeit ist leer geräumt und keiner darf das Haus verlassen, da ein tödliches Virus für große Bedenken sorgt. Für Leute, die jedoch Angestellte im Büro sind, bietet sich die angenehme Lösung “Homeoffice” an.

Was zunächst sich nach einem sehr entspannten Arbeitstag anhört, kann jedoch schnell eine Wendung nehmen: Der Paketbote klingelt,  die Katze hat hunger, der Hund möchte aus dem Haus raus, das Sofa sieht verlockend bequem aus oder die kleine Tochter möchte spielen. Unter solchen Umständen ist es umso schwerer, produktiv und konzentriert seine Arbeit zu erledigen. Disziplin ist im Homeoffice das A und O. Damit es aber leichter fällt, daheim beim Arbeiten produktiv zu bleiben, sind hier 5 Tipps, die ich selbst auch umgesetzt habe.

1. Arbeitszeiten und Routine einhalten

Wenn Sie von daheim arbeiten, ist es wichtig, dieselben Routinen einzuhalten, als würden Sie ins Büro gehen. Halten Sie sich an Ihre gewohnte Arbeitszeiten und machen Sie das, was sie sonst machen würden, um sich fürs Büro zu richten.

Wenn Ihr Tag mit einem Meeting im Büro anfängt, starten Sie ebenfalls mit dem Meeting – dieses Mal über Programme, die das ermöglichen (z.B. Skype). Haben Sie die Angewohnheit, zwischen 10.00 und 10.15 eine Pause einzulegen? Machen Sie diese auch daheim. Wenn in ihrer Morgenroutine Sport dazu gehört, sollten Sie diesen Teil unbedingt beibehalten – Bewegung für Bürojobs sind allgemein schon wichtig, und im Homeoffice umso mehr.

2. Hausregeln für Mitmenschen des Haushaltes

Ebenfalls essenziell im Homeoffice ist es, Ihren Mitmenschen deutlich zu machen, dass Sie während der Arbeitszeit nicht greifbar sind und nicht einfach mit Ihnen ein Gespräch anfangen können, während Sie arbeiten. Falls in Ihrem Haushalt mehrere im Homeoffice sind, ist es ebenfalls notwendige, grundsätzliche Regeln aufzustellen oder Punkte festzuhalten:

  • Wann ist unsere Kernarbeitszeit?
  • Wo gehen wir hin, um wichtige Telefonate annehmen zu können und um ungestört zu bleiben?
  • Wo befinden sich unsere individuellen Arbeitsplätze?
  • Falls vorhanden: Wer kümmert sich bzw. schaut nach den Kindern und/oder Haustieren?

Wenn alles festgelegt ist, wird es einfacher, effektiv und organisiert von daheim zu arbeiten.

3. Ausstattung: Arbeitsplatz

Sie haben wahrscheinlich nicht einen höhenverstellbaren Tisch mit einem teuren, gemütlichen Bürostuhl wie eben auf der Arbeit. Geben Sie sich aber mühe, einen organisierten und sauberen Arbeitsplatz einzurichten. Bestenfalls ist der Arbeitsplatz in einem abgesonderten Raum und abschließbar, sodass Sie nach ihrer erledigten Arbeit auch dieses Feierabendgefühl bekommen,  und nicht in Ihrer Freizeit weiterhin mit Arbeitsdokumenten und -equipment in Kontakt sind.

4. Kommunikation innerhalb und außerhalb der Firma

Um von zuhause aus effizient arbeiten zu können, ist eine reibungslose Kommunikation wichtig. Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, über das Internet sowohl per Video, Chat oder Telefon zu kommunizieren. Ein weiterer Beitrag zu nützlichen Programmen und Maßnahmen im Homeoffice finden Sie auch hier.

5. Vergleichen Sie nicht Homeoffice mit dem normalen Büroalltag

Sie müssen trotz dieser Maßnahmen verstehen, dass der Homeoffice-Aufenthalt nie dasselbe sein wird, wie im Büro zu sitzen. Wenn sie also anfangs nicht ganz produktiv sind, wie sie gerne sein würden, ist das normal. Sie müssen sich natürlich unter diesen Umständen an neuen Arbeitsweisen gewöhnen, lernen, damit umzugehen und rausfinden, wie Sie am produktivsten im neuen Arbeitsklima sind. Außerdem sind Sie nicht allein – es geht vielen anderen Menschen im Homeoffice genauso wie Ihnen.

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Bild einer Umfrage zur Datensicherung

Datensicherung nicht nur im Büro sondern auch im Homeoffice

Schon immer ist die Datensicherung in der IT-Infrastruktur ein fester Bestandteil. So wird sich durch regelmäßige Backups vor dem Verlust von Daten geschützt. Doch die Datensicherung sollte nicht nur im Büro eine wichtige Rolle spielen, sondern auch bei Ihnen Zuhause. Vor allem im Homeoffice ist es besonders wichtig, seine Daten zu erhalten.

Ist die Datensicherung überhaupt nötig?

Auf regelmäßige Backups zu verzichten sollte gar keine Option für sie darstellen. Nicht selten kommt es zu einem Defekt in Ihrer Hardware oder einen Virusangriff. Und so kann es auch Sie treffen. Haben Sie sich mit einer regelmäßigen Datensicherung abgesichert, sollten Sie in Bezug auf Ihrer Daten damit dann eher weniger Probleme haben.

Doch nicht nur der Rechner der Arbeit kann davon betroffen sein. Wird Ihr privater Rechner befallen, kann es zum Verlust sämtlicher Daten kommen. Unter anderem verlieren so eventuell alle Bilder und Erinnerungen der vergangenen Zeit oder auch einfache bürokratische Dateien.

Das perfekte System

Hier gilt: Lieber zu viel als zu wenig. Es ist sinnvoll nicht nur ein Backup zu haben. Besser ist es man hat gleich mehrere auf verschiedenen Datenträgern, bei dem sich einer noch außer Haus befindet, damit, wenn es mal zu einem Brand oder Ähnlichem Zuhause kommt, hat man immer noch außerhalb Zugriff auf seine Daten.

Das beste Speichermedium?

So kann man zur Sicherung der Daten nicht nur das gängigste Speichermedium die Festplatte benutzen, sondern auch beliebige andere, wie zum Beispiel DVDs, CDs oder USB-Sticks. Hierbei sollte aber nicht irgendein alter USB-Stick den man gerade so findet, benutzen. Egal welches Medium man benutzt, man sollte unbedingt auf die Qualität achten.

So bringt es nichts die Daten auf einem Medium zu sichern, wenn dieses nach 2 Wochen nicht mehr funktioniert. Ebenfalls ein Punkt auf den man achten sollte, ist der Hersteller des Mediums. Benutzt für verschiedene Backups auch unterschiedliche Hersteller. Falls ein Produkt aufgrund falscher Lagerung kaputt geht oder einfach nur technische Probleme auftreten.

Zusätzliche Backups in der Cloud

Und um es perfekt abzurunden, sollte man zusätzlich zu den Offline-Speichermedien auch noch regelmäßig eine verschlüsselte Version des Backups in einem Cloud-Speicher sichern. Hierbei sollte man darauf achten, dass die Backup-Cloud nicht permanent mit dem System verbunden ist, sondern immer bei Bedarf abgerufen wird.

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